(8.0.
P1)
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Este
proceso describe el almacenamiento y el uso compartido
tanto
de
documentos electrónicos
como de
aquellos impresos.
Cuanto
más
grande
sea
un
proyecto, más difícil se
torna
compartir
información de manera fluida con todos los miembros del equipo y
los
grupos de
interés. Esto es particularmente cierto cuando
son varias las
personas que trabajan
en
los
entregables.
La gestión
documental forma parte de un área de mayor envergadura conocida como "gestión
del conocimiento".
Si el Jefe
de Proyecto no piensa
preactivamente
los
procesos
de gestión de
la documentación
el
proyecto
tendrá
grandes
dificultades
para
localizar información relevante
y será
frustrante
tener que
lidiar con formatos de entregables inconsistentes;
es probable que todo esto derive
en
confusiones y
se deba volver
a realizar
trabajos
que ya se
consideraban
finalizados.
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En términos
generales, los procesos asociados a la gestión
de la documentación
se
asemejan a los procesos de gestión
del
código fuente de un programa de computación. La
gestión
del código fuente debería ser realizada bajo el control de una aplicación
específica para gestión de cambios de software, o bien mediante una base de
datos que mantenga control de la propiedad del elemento y además sea capaz de
gestionar versiones. Sin este tipo de herramientas, sería muy difícil
desarrollar y
prestar
servicios de apoyo en grandes
proyectos
de desarrollo de aplicaciones.
Un par de
ejemplos ayudarán a explicar este concepto. Digamos que el proyecto generará
una gran cantidad de documentos que requerirán ser almacenados y compartidos;
por
ejemplo, la Definición de Proyecto, el Registro de Incidencias, el Plan de
Pruebas, etc. Después
de haber creado
un
documento
uno debe
formularse preguntars tales como las siguientes:
¿donde
será almacenado?,
¿se
colocará en carpetas o archiveros, en una herramienta de
gestión
de código o en una base de datos de colaboración?, ¿quién
tendrá acceso a los documentos?, ¿cuál
será el estándar para nombrar los archivos o documentos?
Etc.
Digamos
que la Definición de Proyecto es actualizada, ¿El nuevo documento tendrá un
nombre distinto al documento original? Por ejemplo, ¿Se le dará el nombre de
Versión 2?
Es precisamente
la
respuesta a todas esas preguntas
lo que conforma
el contenido de
los procesos de gestión documental.
Otro gran
ejemplo son los Informes de Avance de proyectos. Se debe pensar por adelantado
cuales serán las convenciones de nombramiento de estos informes. Sí cada
miembro del equipo de trabajo envía un informe del avance al Jefe del
Proyecto, ¿Cuál será el estándar para nombrar los documentos? ¿Deberá ser en
formato fecha _ nombre _ informe del avance o bien Informe del
avance _ nombre _ fecha? En el primer caso, el ordenamiento de todos los
documentos será por fecha, en el segundo caso serán clasificados por nombre.
Para finalizar
esta introducción pensando
acerca de
documentos complejos que deberán pasar por procesos de revisión. ¿Deberían ir
a través de un flujo de trabajo
deö
tipo
"borrador
/ en espera de aprobación / aprobado"?
¿De qué
forma se deberá informar a todos los interesados de la aprobación para evitar
que por error se considere una versión anterior como la versión final del
documento?
Todas
estas consideraciones y
otras
más
forman
parte del
proceso de gestión documental. Estas consideraciones
pueden resultar
triviales para proyectos pequeños.
Sin embargo,
cuando se trate de grandes proyectos,
estos procesos necesitan planearse de modo anticipado
pues,
de lo contrario, surgirá
confusión, incertidumbre y trabajo extra durante la ejecución del proyecto.
Datos Estructurados y Desestructurados (8.0.
P2)
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Datos estructurados |
Datos
no
estructurados |
-
Campos, registros, archivos,
tablas
-
Código, modelos
-
Código, modelos
-
Herramientas para la Gestión de código fuente
-
Difíciles de organizar sin herramientas o estructuras
|
-
Documentos, fotografías, gráficos, texto
-
Video, Chat
-
Video, Chat
-
Herramientas para gestionar documentos
-
Herramientas para gestionar documentos
|
Los datos
pueden ser almacenados en uno o dos estados – estructurados y
desestructurados. Los datos estructurados se refieren a la información que es
almacenada de forma repetitiva y estructurada. Esto incluye archivos, tablas,
bases de datos, almacenes masivos de datos, etc. Este tipo de datos es
fácilmente almacenado y puede ser accedido por programas de cómputo.
Por otra
parte, los datos desestructurados están típicamente en un formato que es más
fácil de entender para los seres humanos. Estos incluyen documentos, imágenes,
gráficas, video, audio, etc. los datos desestructurados pueden ser
manipulados, cada vez con mayor frecuencia, por programas de cómputo, pero el
entendimiento básico del contenido subyacente es mejor procesado por la
gente.
Esta
sección del Proceso de Dirección de Proyectos TenStep está enfocada alrededor
de la Gestión de documentos. Aunque los documentos son la principal
preocupación para la mayoría de los proyectos, el término puede ser extendido
dentro del proyecto de modo que incluya cualquier tipo de información
desestructurada. En otras palabras, si el proyecto genera archivos de audio y
video, se pueden utilizar las mismas técnicas relacionadas con las
convenciones de nombramiento de archivos, indexación, almacenamiento,
repertorios, etc.
8.1
Gestión de la Documentación – Proceso
8.2
Gestión de la Documentación – Técnicas
8.3
Gestión de la Documentación – Entregables
8.4
Gestión de la Documentación – Actividades Suplementarias a la Elaboración del
Plan de Trabajo
