5.0 Gestión del Alcance

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El alcance describe las fronteras del proyecto. Define lo que el proyecto entregará y también lo que no entregará. Para proyectos muy grandes, puede incluir las organizaciones que se verán afectadas, las transacciones afectadas y los tipos de información incluidos, etc.

Si se analizan las razones por las que un proyecto falla, comúnmente es el resultado de dos problemas. Ya sea que el equipo no dedicó el tiempo suficiente en definir el trabajo y/o el proceso de gestión de alcance no se llevó a cabo. Aun si el Jefe del Proyecto hizo un buen trabajo al definir el alcance, la parte difícil viene al tener que gestionar el proyecto hacia dicho alcance.

Primero lo primero. Sin la apropiada definición del alcance en el proceso de Definición del Proyecto, no se tendrá la oportunidad de gestionar el alcance efectivamente. Evocar los procesos de cambio en el alcance implica que el cambio está fuera del alcance acordado en la Definición del Proyecto así como las solicitudes detallados para el negocio. Si dicho alcance es carente de sentido, o deja lugar a interpretaciones, entonces el cliente dirá que el cambio está dentro del alcance, y el Jefe de Proyecto encontrará difícil apegarse al proceso de Gestión de Alcance.

El propósito de la gestión de cambios en el alcance es proteger la viabilidad de la Definición de Proyecto y las solicitudes actuales aprobadas del negocio. Cuando el proyecto fue definido, se hicieron algunas hipótesis respecto a lo que el proyecto produciría. Esto fue asentado en la sección Alcance acordado así como los requerimientos detallados para el negocio. Si los entregables cambian durante el proyecto (y habitualmente esto se refiere a que el cliente quiere elementos adicionales), entonces las estimaciones de coste, esfuerzo y duración pueden no ser válidas. Si el patrocinador está de acuerdo en incluir las actividades adicionales dentro del alcance del proyecto, entonces el Jefe del Proyecto tiene derecho a esperar que el coste, horas de esfuerzo y/o la duración serán modificados (normalmente al alza) de tal forma que reflejen el trabajo adicional. En ese momento, estos nuevos parámetros (coste, esfuerzo y duración), se convierten en el objetivo aprobado.

Algunas veces, el Jefe del Proyecto piensa que la Gestión del Alcance quiere decir tener que decir “no” al cliente. Esto hace que el Jefe del Proyecto se sienta nervioso y poco confortable. Sin embargo lo bueno es que la gestión de alcance trata sobre conseguir que el patrocinador tome las decisiones que se traducirán en cambios en el alcance del proyecto”. 

Esto es muy importante. Algunos proyectos pueden anticipar todas las solicitudes durante el proceso de análisis. En consecuencia, existe la necesidad de incorporar cambios durante el ciclo de vida. Estos cambios pueden ser muy necesarios para la solución, y pueden existir razones poderosas de negocio por las que deberían incorporarse. El Jefe del Proyecto y el equipo de trabajo, deben reconocer el momento en que los cambios son requeridos. Entonces deberán seguir un proceso predefinido de gestión del alcance. Este proceso, eventualmente, proporcionará información para que el patrocinador tome las decisiones pertinentes y también le permite decidir si la modificación deberá aprobarse con base en el valor e impacto del proyecto en términos de coste tiempo. 

5.1 Gestión del alcance – proceso

5.2 Gestión del alcance – técnicas

5.3 Gestión del alcance – entregables

5.4 Gestión del alcance – actividades adicionales al Plan de Trabajo

5.5 Gestión del alcance – gestión de recursos humanos