3.0 Gestión
del
Plan de Trabajo y
del
Presupuesto
(3.0.
P1)
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Si se han
seguido los procesos 1 y 2 de
la metodología
TenStep,
a esta altura
usted
cuenta con
una definición
del trabajo a
realizar, con un plan de trabajo (calendario de tareas) y un presupuesto.
La ejecución del
proyecto comienza y con ello
se
hace necesario
gestionar dicho
plan,
manteniéndolo actualizado y así
asegurarse que
en todo momento representa el estado actual del proyecto
y que indica lo
que aún falta por hacer. |
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Nunca se
podrá ser un buen jefe de proyecto
si no se mantiene actualizado el
Plan de Trabajo. Es necesario recordar que el Plan de Trabajo sólo es un
entregable. Describe el trabajo que debe ocurrir, el orden en que debe
realizarse, el esfuerzo requerido, los recursos que han sido asignados, etc.
Sin embargo, sólo representa el mejor pronóstico de como realizar el trabajo
restante en cualquier punto dado en el proyecto.
Entre más
complejo
sea
el proyecto, mayores serán las Solicitudes de Cambio en ese
“mejor-pronóstico” conforme pase el tiempo. Por esta razón, la gestión del
plan de
trabajo es
una habilidad tan importante
de la dirección de
proyectos. El Jefe
de Proyecto debe evaluar el Plan de Trabajo de manera continua (por ejemplo,
semanalmente), y determinar el estado actual del proyecto. Con base en esa
evaluación y en el entendimiento del trabajo que falta por hacer, se debe
replantear el curso de acción que permita que el trabajo sea concluido de
acuerdo al presupuesto y a la fecha establecida.
La mayoría
de las veces, el Plan de Trabajo necesitará ser revisado semanalmente. Durante
esta revisión, el Jefe del Proyecto actualiza el plan con el estado actual del
trabajo que ha sido concluido o se encuentra en progreso. El trabajo restante
debe ser valorado para identificar si el proyecto será concluido dentro del
esfuerzo, coste y duración establecidos. Si así es, el proyecto está en buena
forma. En caso contrario, será necesario que el Jefe del Proyecto tome
acciones correctivas.
De todas
las habilidades requeridas para gestionar un proyecto, la gestión del Plan de
Trabajo es quizás la más fundamental. Dependiendo de la dinámica del proyecto,
el líder puede estar en una posición que requiera utilizar constantemente su
experiencia y creatividad para poder concluir el proyecto de acuerdo a las
expectativas. Una semana el proyecto puede ir de acuerdo con el Plan de
Trabajo y la siguiente puede que existan tareas retrasadas y problemas que han
surgido. De la misma manera, si una actividad en el camino crítico está una
semana retrasada, el líder no puede sentarse a contemplar como todo el
proyecto se retrasa una semana. En lugar de ello, debe evaluar los recursos y
opciones disponibles para regresar el proyecto a lo planeado. Si se es bueno
en ello, la gestión del Plan de Trabajo puede ser uno de los aspectos más
retadores y con mayor recompensa dentro de la gestión del proyecto. Si no se
disfruta el trabajo detallado que es requerido, puede encontrarse mayor
dificultad para sobresalir.
Integrando el Proyecto y los Procesos de Dirección de Proyecto
(3.0.
P2)
En el
proceso
1 – Definición del trabajo, no solo se definen las características del
proyecto sino que también se definen los procesos generales para la Dirección
del proyecto. Esto incluye los procesos para gestionar el alcance, gestionar
los riesgos, gestionar la comunicación, gestionar la calidad, etc. Una vez que
el proyecto se está ejecutando, todos esos procesos se integran en este
proceso.
La elaboración ocurre aquí debido a la filosofía de seguimiento del proceso
TenStep “!Lo que está en el plan del proyecto se debe hacer!” En otras
palabras, todo el trabajo del proyecto debe estar incluido en el Plan de
Trabajo, por lo que si una tarea no está incluida en el plan, no deberá
trabajarse en ella.
El Plan de
Trabajo es el punto focal para la Dirección del proyecto y todos los procesos
de gestión del proyecto están integrados en el Plan de Trabajo. Por supuesto,
debe haber actividades y tiempo dedicado en el Plan de Trabajo para comunicar,
gestionar el alcance, actualizar el Plan de Trabajo y todos las demás
actividades de Dirección del proyecto. El trabajo de elaboración ocurre cuando
el ciclo de vida del proyecto y los procesos de Dirección del proyecto se
conectan unos con otros, por ejemplo:
-
Es
aprobada la solicitud de un gran cambio, lo que resulta en cambios para
incrementar el esfuerzo y el coste. Esta es una típica elaboración de la
gestión del proyecto con el ciclo de vida del proyecto. El impacto se ve
reflejado en el Plan de Trabajo y presupuesto actualizados.
-
Se
identifican riesgos y se crea un plan de gestión de riesgos para poder
gestionarlos. Se comunica el plan resultante a todos los interesados para
obtener la retroalimentación necesaria. Esta es la elaboración de gestión de
riesgos y gestión de la comunicación. Dado que estas actividades requieren
tiempo y esfuerzo, las actividades están en el Plan de Trabajo y la
elaboración ocurre en este proceso.
-
Se tiene
una incidencia de baja calidad. El proceso de gestión de incidencias se
ejecuta y todas las actividades apropiadas son agregadas al Plan de Trabajo.
Para resolver el problema se decide recolectar más Indicadores y estas
actividades son incorporadas al Plan de Trabajo. El análisis de los
indicadores resulta en cambios a los procesos de trabajo y actividades
adicionales de control de calidad. Esto se comunica a los miembros de la
dirección interesados en el proyecto con el fin de gestionar las
expectativas. Todo este trabajo se deberá reflejar en el Plan de Trabajo y
presupuesto del proyecto.
Todo el
trabajo del proyecto debe ser reflejado en el Plan de Trabajo y en el
presupuesto. Por lo tanto, este proceso es donde el proyecto se gestiona y
controla, y es el punto en donde todos los procesos de gestión se integran con
el ciclo de vida del proyecto (Inicio, planificación, ejecución, control y
cierre).
Lanzamiento y Cierre del Proyecto
(3.0. P3)
El plan del proyecto es el
pivote para la gestión del proyecto. Después de haber definido y planificado
el proyecto, se inicia su
ejecución para crear los productos
por los que se realiza el proyecto. Este trabajo se denomina ciclo de vida.
El ciclo de vida del proyecto se inicia y se concluye con dos eventos muy
importantes: una reunión de lanzamiento (kick-off) para iniciar oficialmente la ejecución del proyecto y
un conjunto de actividades que dan cierre al proyecto. Para más detalles
acerca de estos temas
3.1.1
Lanzamiento del Proyecto y
3.1.2
Cierre del Proyecto).
3.1
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto - Proceso
3.2
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto – Técnicas
3.3
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto - Entregables
3.4
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto - Actividades adicionales de
elaboración del Plan de Trabajo
3.5
Gestión del Plan de Trabajo y presupuesto – Gestión de recursos humanos
