(2.0.
P1)
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Es
importante aclarar que en el Proceso TenStep se usa el término “Plan de
Trabajo” para referirnos al conjunto de actividades, recursos, dependencias
necesarias para finalizar el proyecto. Algunas otras metodologías usan el
término “cronograma” o “plan de proyecto”, que son términos equivalentes.
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El Plan de
Trabajo del proyecto es creado con fundamento en el entregable del proceso
1.0
Definición de Proyecto. Puede parecer obvio, pero el Plan de Trabajo es una
herramienta vital para asegurar que el equipo de proyecto sabe lo que tiene
que hacer. Mucha gente no se siente confortable al crear un Plan de Trabajo.
Esto se debe a que el proyecto no ha sido definido correctamente. ¿De qué
forma se puede integrar un Plan de Trabajo decente si el Jefe de Proyecto no
está seguro de qué es lo que el proyecto tiene que entregar?
El
presupuesto representa la cantidad de dinero disponible para fondear el
proyecto. Dependiendo de cada organización y como ésta lleva la contabilidad,
el presupuesto puede incluir solo los costes externos del proyecto
(proveedores, software, hardware, materiales, etc.). Algunas organizaciones
incluyen también el coste interno de la mano de obra. Estas organizaciones
típicamente cuentan con una especie de proceso para haga click los costes al
cliente o al área del cliente.
Cabe señalar
que el proceso TenStep no contempla el trabajo financiero necesario para
justificar la existencia del proyecto. Esta parte del trabajo podría requerir
un simple análisis coste beneficio o bien un análisis más complicado y
sofisticado de Retorno de Inversión (ROI), Tasa Interna de Retorno (IRR), etc.
Estos procesos para determinar la justificación financiera del proyecto se
cubren en PortfolioStep – El proceso de gestión del portafolio. En el Proceso
TenStep se asume que el análisis financiero de alto nivel y la justificación
del proyecto han sido concluidas y que el proyecto ha sido aprobado para
iniciarse.
En el paso
anterior se definió el proyecto para asegurar que se está de acuerdo con el
patrocinador en cuanto al trabajo que debe realizarse. En este paso el Jefe
del Proyecto determina la forma en que el trabajo ha de ser completado. De
acuerdo al tamaño del proyecto, se deben evaluar distintos enfoques. El Plan
de Trabajo para proyectos pequeños puede ser integrado sin mucha formalidad.
Es posible utilizar alguna herramienta de Dirección de Proyectos (como MS
Project®), o bien una hoja de cálculo o hasta en un papel escrito a mano.
Hay diversas
técnicas para integrar un Plan de Trabajo. Quizás la mejor alternativa es
utilizar un Plan de Trabajo anterior de un proyecto previo, similar al que se
está iniciando. Sin embargo, debido a la naturaleza única de cada proyecto,
esto puede ser difícil.
Una segunda buena opción es
buscar una plantilla de un Plan de Trabajo pre-existente de un proyecto con
características similares. Por ejemplo, se puede estar instalando un producto.
Aunque esta sea la primera vez que este producto en particular se esté
implementando en la organización, se puede tener la posibilidad de encontrar
una plantilla genérica para proyectos de implementación de productos.
Si no se cuenta con una plantilla
para ser utilizada como punto de partida, entonces puede usarse la técnica de
Estructura de Desglose del trabajo (EDT) o (WBS por sus siglas en inglés). La
EDT es una técnica en la que se observa al proyecto desde un nivel alto, y a
partir de ahí, subsiguientemente, se va dividiendo el trabajo en piezas mas y
más pequeñas, hasta que se tenga una visión completa de la totalidad del
trabajo a ser realizado. El equipo completo puede colaborar en este ejercicio
de modo que sea más enriquecedor.
En la mayoría de los casos, la
EDT puede ser utilizada como un punto de partida para la creación de un Plan
de Trabajo desde cero. Si el líder (u otros) no conocen suficiente para crear
una EDT para el proyecto (o por lo menos para los primeros tres meses del
proyecto), quizás no se esté en posición de iniciar el proyecto. En este caso,
es probable que se deba definir un proyecto para la porción de análisis del
proyecto. Cuándo ésta haya concluido, se tendrá información suficiente para
definir el resto del trabajo.
La relación entre definir y planificar el proyecto
(2.0.
P2)
Se debe notar que Definición del
Trabajo es el primer proceso del proceso TenStep y que Planificar el Trabajo
es el proceso 2, sin embargo esta secuencia no quiere decir que necesariamente
son procesos secuenciales. Muy a menudo se descubrirá que no puede concluirse
el documento de Definición del Proyecto sin tener un esquema general del Plan
de Trabajo del proyecto. En muchos casos, estos dos entregables necesitan
trabajarse en paralelo. Mientras se concentra información concerniente al
alcance y entregables, se necesitará trazar una línea de tiempo de modo que se
pueda estimar el esfuerzo y duración.
Conforme se obtiene más información de “definición”, se profundiza
el nivel de detalle en el Plan de Trabajo. Una vez que los entregables, el
alcance, las hipótesis y el enfoque están terminados, se tendrá suficiente
información en el Plan de Trabajo para elaborar el presupuesto, determinar el
esfuerzo y la duración – elementos que son utilizados para
complementar la Definición del Proyecto.
2.1
Elaboración del Plan de Trabajo y presupuesto - Proceso
2.2 Elaboración del Plan de Trabajo y presupuesto - Técnicas
2.3 Elaboración del Plan de Trabajo y presupuesto - Entregables
2.4 Elaboración del Plan de Trabajo y presupuesto - Actividades adicionales
(Contiene un Plan de Trabajo ejemplo, con actividades para todos los procesos)
2.5
Elaboración
del Plan de Trabajo y presupuesto – Gestión de Recursos Humanos
(accesible a los clientes con licencia de utilización)
