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¿Cuántas veces ha oído usted o ha estado involucrado en proyectos que no han
tenido éxito? O, quizás, no fue del todo exitoso como se esperaba. ¿Ha
dedicado algún tiempo para ver en retrospectiva cuales pudieron ser las
posibles causas de ese fracaso? Si su respuesta es afirmativa, le puedo
asegurar que una de las respuestas mas oídas es, “Sabes, hemos debido
dedicar más tiempo a planificar”. |
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La mayoría de los proyectos tienen fechas límite o plazos
establecidos, y parece que estos cada vez son más cortos y más cortos.
Estableciendo plazos agresivos se pone toda la presión en el Jefe del
Proyecto para que comience cuanto antes. Sin embargo, antes de que inicien
las tareas del proyecto, es necesario invertir tiempo inicialmente para
planificar, a fin de asegurar que el proyecto sea adecuadamente entendido y
existan acuerdos entre las partes involucradas. Esto no es tiempo “perdido”,
ni “burocracia”, es tiempo que el Jefe del Proyecto debe dedicar para
asegurar que el equipo de trabajo y el cliente tenga una percepción común de
lo que debe producir el proyecto cuando termine, cuanto será su coste, quien
realizara el trabajo y como se ejecutara este.
Al final de un proyecto difícil, los beneficios inherentes al
proceso de planificación serán obvios. Pero, los beneficios deberían ser
conocidos de antemano. A un nivel alto, estos beneficios incluyen, entre
otros aspectos, los siguientes:
-
Entender
y lograr acuerdos sobre los objetivos, los productos, el alcance, los
riesgos, el coste, el enfoque, etc. Se obtiene del documento Definición
del Proyecto.
-
Determinar si el
plan
de negocio original todavía es válido.
Cuando el
proyecto fue inicialmente aprobado, su costo y duración fueron probablemente
estimados a un alto nivel, quizás de hasta +/- 50%. Ahora que el proyecto se ha
iniciado, las estimaciones deben ser revalidadas para acercarlas a un nivel
de exactitud de ser posible de +/- 10%.
Esta aproximación adicional puede resultar en estimaciones superiores a las
originales y que esto invalide la viabilidad del proyect. Por ejemplo, un
proyecto estimado originalmente en 10.000 horas-persona puede ser
atractivo para
la organización, pero si el proceso de planificación muestra
que ahora se requiere un esfuerzo de 20.000 horas-persona, el proyecto
pudiera ya no
tener sentido para
la organización.
-
Asegurar
que los recursos necesarios están disponibles oportunamente, o sea cuando
verdaderamente sean necesarios, ni antes ni después.
-
Trabajando con el cliente anticipadamente en los procesos que se usaran para
gestionar el proyecto y lograra el éxito.
Es
interesante mencionar, que aparentemente proyectos de menor duración requieren
de menor esfuerzo de planificación, y los proyectos de mayor duración
requerirán de un ciclo de planificación mayor. El esfuerzo necesario para
planificar un proyecto está fundamentado en el nivel de detalles que se
necesita para entender y documentar adecuadamente el proyecto. El tiempo
dedicado en definir las tareas-Proceso de planificación depende, en mayor
grado, del tiempo invertido en conseguir la información necesaria, y en cuanto
durara el lograr los acuerdos con los clientes. En algunas ocasiones, el Jefe
del Proyecto puede llegar a un nivel de frustración alto, debido al tiempo que
se invierte en lograr los acuerdos con el dueño del proyecto o los clientes
sobre el alcance, cronograma y coste.
Pero esto
es exactamente la razón por la cual los procesos de planificación se realizan
antes de tiempo, y por supuesto antes de iniciar cualquier actividad o tarea
en el proyecto. Piense en los problemas que enfrentara tratando de obtener el
acuerdo con el cliente en materia de alcance o coste en el instante en el cual
se están ya entregando productos, o sea, en pleno desarrollo del proyecto.
Antes de
que el ciclo de vida del proyecto comience (análisis, diseño, construcción,
etc.), deben estar completados ciertos pasos del proceso de planificación.
Para proyectos pequeños, muchas de estas condiciones se cumplen informal o
implícitamente. Sin embargo, para proyecto de mayor envergadura, es más
importante que estos criterios se cumplan de manera más formal y explicita, a
saber:
-
Aprobación del Proyecto – Normalmente, se asume una aprobación implícita del
proyecto. Sin embargo, si el proyecto no tuvo un caso-negocio preparado y no
fue incluido en un proceso para establecer prioridades, es altamente
recomendable que se realice una aprobación explicita para dar inicio a los
procesos de planificación.
-
Definición del Proyecto – Se documenta en un formato, plantilla o documento
denominado Definición del Proyecto, el cual debe contener como mínimo:
objetivos, alcance, hipótesis, productos, presupuesto, etc. Para proyectos
pequeños o medianos, este documento pudiera ser una Definición Abreviada del
Proyecto o un Requerimiento de Servicio.
-
Aprobación de Iniciar Proyecto – Se logra mediante el documento Definición
del Proyecto, debidamente autorizado y firmado por las personas
responsables. El dueño del proyecto debe firmar el documento con el fin de
asegurar el acuerdo entre las partes.
-
Plan de
Trabajo - Cronograma del Proyecto – Se prepara un plan-programa-cronograma
que será usado para gestionar el esfuerzo. Este plan debe incluir puntos de
comprobación para evaluar la ejecución a fin de asegurar que continuar es
apropiado para el negocio.
-
Procedimientos de Gestión del Proyecto – Los procedimientos deben estar
funcionando para el cómo deseamos gestionar los asuntos de interés, las
comunicaciones, los riesgos, la calidad, el alcance, etc. Es muy valido para
proyectos de gran envergadura y menos necesario a medida que los proyectos
requieran de menor cantidad de recursos.
-
Equipo
de Trabajo del Proyecto – Es imperativo disponer del personal idóneo para
lograr realizar las actividades. Algunas veces, se pospone el inicio de un
proyecto por no disponer del personal necesario, capacitado a tiempo, aunque
por mi experiencia muchas veces las organizaciones continúan con el proyecto
aunque no tengan los recursos adecuados disponibles. Esta situación sé vera
en los resultados inadecuados del proyecto.
Antes de
aprender como definir el trabajo, se debería tener clara la definición del
proyecto. Esto será más claro en cuanto las técnicas de dirección del proyecto
sean las apropiadas. Para una visión general, se puede ver 1.0.1 ¿Qué es un
proyecto? Cuando se tenga una idea clara de lo que es un proyecto, entonces se
podrá validar el entendimiento del papel de un Jefe del Proyecto, para ello se
puede ver 1.0.2 El papel del Jefe del Proyecto.
Ahora
podemos proseguir con el Proceso de Dirección de Proyectos TenStep.
1.1
Definición del Trabajo – Proceso
1.2
Definición del Trabajo – Técnicas
1.3
Definición del Trabajo – Productos
1.5
Definición del Trabajo – Gestión de Recursos Humanos
